ในยุคที่ข้อมูลมีความสำคัญต่อการทำงานและการดำเนินธุรกิจ หลายองค์กรต้องจัดการข้อมูลจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นยอดขาย จำนวนพนักงาน ค่าใช้จ่าย หรือผลการดำเนินงาน หากต้องเปิดดูข้อมูลจากหลายไฟล์หรือหลายระบบ ก็อาจทำให้เสียเวลาและยากต่อการมองเห็นภาพรวม Dashboard จึงเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยให้การดูข้อมูลเป็นเรื่องง่ายขึ้น โดยรวบรวมข้อมูลสำคัญมาแสดงผลในรูปแบบที่เข้าใจง่าย เช่น กราฟ ตาราง ตัวเลข และแผนภูมิ ช่วยให้ผู้ใช้งานเห็นภาพรวมและนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจได้สะดวกยิ่งขึ้น 

Dashboard คืออะไร?  

Dashboard คือ หน้าจอแสดงผลข้อมูลที่สำคัญจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ โดยนำเสนอในรูปแบบที่ช่วยให้ผู้ใช้งานเข้าใจสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว 

ตัวอย่างข้อมูลที่สามารถแสดงบน Dashboard ได้แก่ 

• ยอดขายประจำวันหรือประจำเดือน 

• จำนวนพนักงานในองค์กร 

• อัตราการลาออกของพนักงาน 

• ผลการดำเนินงานของแต่ละแผนก 

• ค่าใช้จ่ายและงบประมาณ 

• ความคืบหน้าของเป้าหมายที่กำหนดไว้ 

จุดเด่นของ Dashboard คือ การเปลี่ยนข้อมูลจำนวนมากให้กลายเป็นภาพรวมที่อ่านง่าย ช่วยลดเวลาในการค้นหาข้อมูลและทำให้เห็นประเด็นสำคัญได้ชัดเจนขึ้น 

Dashboard มีประโยชน์อย่างไร? 

1. ช่วยให้เข้าใจข้อมูลได้รวดเร็ว

แทนที่จะต้องอ่านรายงานหลายหน้า ผู้ใช้งานสามารถดูตัวเลขสำคัญและกราฟบนหน้าจอเดียว ทำให้เข้าใจสถานการณ์เบื้องต้นได้ง่ายขึ้น 

2. ช่วยในการตัดสินใจ

เมื่อมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องอยู่ในที่เดียว ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานจะสามารถนำข้อมูลมาใช้ประกอบการตัดสินใจได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น 

3. ติดตามผลการดำเนินงานได้สะดวก

Dashboard สามารถแสดงผลการดำเนินงานเทียบกับเป้าหมายที่กำหนดไว้ เช่น ยอดขายที่ทำได้จริงเทียบกับเป้าหมาย หรือจำนวนพนักงานที่สรรหาได้เทียบกับแผน 

4. มองเห็นปัญหาและแนวโน้ม

การแสดงข้อมูลย้อนหลังและข้อมูลปัจจุบันช่วยให้ผู้ใช้งานสังเกตความเปลี่ยนแปลงได้ เช่น ยอดขายที่ลดลงอย่างต่อเนื่อง หรืออัตราการลาออกที่เพิ่มขึ้น 

5. ลดเวลาในการจัดทำรายงาน

หากเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลและตั้งค่าการอัปเดตอย่างเหมาะสม Dashboard สามารถช่วยลดขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลและจัดทำรายงานด้วยตนเองได้ 

Dashboard มีกี่ประเภท? 

Dashboard สามารถแบ่งตามวัตถุประสงค์การใช้งานได้ 3 ประเภทหลัก ๆ 

1. Strategic Dashboard

ใช้ติดตามภาพรวมและเป้าหมายสำคัญขององค์กร เหมาะสำหรับผู้บริหารที่ต้องการดูผลการดำเนินงานในระยะยาว 

ตัวอย่าง: รายได้รวม กำไร การเติบโตของธุรกิจ และผลการดำเนินงานเทียบกับเป้าหมายประจำปี 

2. Operational Dashboard

ใช้ติดตามการทำงานในแต่ละวันหรือแต่ละช่วงเวลา เพื่อให้สามารถตรวจสอบสถานการณ์และแก้ไขปัญหาได้รวดเร็ว 

ตัวอย่าง: จำนวนคำสั่งซื้อที่รอดำเนินการ จำนวนงานที่เสร็จแล้ว หรือจำนวนพนักงานที่ขาดงานในแต่ละวัน 

3. Analytical Dashboard

ใช้วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก เพื่อค้นหาแนวโน้ม ความสัมพันธ์ หรือสาเหตุที่อาจส่งผลต่อผลการดำเนินงาน 

ตัวอย่าง: วิเคราะห์ยอดขายตามพื้นที่ เปรียบเทียบผลการดำเนินงานแต่ละไตรมาส หรือวิเคราะห์อัตราการลาออกแยกตามแผนก 

ทั้งสามประเภทอาจมีรูปแบบการแสดงผลคล้ายกัน แต่แตกต่างกันที่วัตถุประสงค์และระดับรายละเอียดของข้อมูล 

Dashboard ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ฝ่ายบัญชีหรือฝ่ายขายเท่านั้น แต่ยังสามารถนำมาใช้ในงานทรัพยากรบุคคล (HR) เพื่อช่วยให้การบริหารคนมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

1. HR Dashboard

ใช้แสดงภาพรวมข้อมูลพนักงาน เช่น จำนวนพนักงานทั้งหมด จำนวนพนักงานเข้าใหม่ และจำนวนพนักงานที่ลาออก 

2. Recruitment Dashboard

ใช้ติดตามผลการสรรหา เช่น จำนวนผู้สมัคร จำนวนผู้ผ่านการสัมภาษณ์ ระยะเวลาในการสรรหา และจำนวนตำแหน่งงานที่ยังเปิดรับสมัคร 

3. Attendance Dashboard

ใช้ติดตามข้อมูลการเข้างาน การขาดงาน การมาสาย และการลาของพนักงาน เพื่อช่วยให้ HR เห็นภาพรวมการบริหารเวลาทำงาน 

4. Training Dashboard

ใช้ติดตามการฝึกอบรม เช่น จำนวนพนักงานที่เข้าร่วมอบรม ชั่วโมงการฝึกอบรม และผลการประเมินหลังการอบรม 

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ HR สามารถจัดทำรายงาน วิเคราะห์สถานการณ์ และนำเสนอข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่อผู้บริหารได้สะดวกยิ่งขึ้น 

เครื่องมือที่ใช้สร้าง Dashboard มีหลายรูปแบบ เช่น 

• Microsoft Excel: เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้นและองค์กรที่มีข้อมูลอยู่ใน Excel 

• Microsoft Power BI: เหมาะกับการรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งและสร้างรายงานเชิงวิเคราะห์ 

• Looker Studio: เหมาะสำหรับการสร้างรายงานและ Dashboard ที่สามารถแชร์ให้ผู้อื่นดูได้ 

• ระบบ HRM Software: เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการแสดงข้อมูลบุคลากรจากระบบ HR โดยตรง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับฟังก์ชันของแต่ละระบบ 

ข้อควรระวังในการใช้ Dashboard 

แม้ Dashboard จะช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้น แต่การนำไปใช้ให้เกิดประสิทธิภาพควรคำนึงถึงเรื่องต่อไปนี้ 

• ความถูกต้องของข้อมูล: หากข้อมูลต้นทางผิดพลาด ผลลัพธ์ที่แสดงก็อาจคลาดเคลื่อน 

• การเลือกตัวชี้วัด: ควรเลือก KPI ที่สอดคล้องกับเป้าหมาย ไม่ใช่แสดงตัวเลขจำนวนมากโดยไม่จำเป็น 

• การรักษาความปลอดภัย: โดยเฉพาะข้อมูลพนักงาน เงินเดือน และข้อมูลส่วนบุคคล ควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงให้เหมาะสม 

• การตีความข้อมูล: ตัวเลขและกราฟช่วยให้เห็นแนวโน้ม แต่ควรพิจารณาบริบทและสาเหตุประกอบก่อนตัดสินใจ 

Dashboard เป็นเครื่องมือที่ช่วยเปลี่ยนข้อมูลจำนวนมากให้กลายเป็นภาพรวมที่เข้าใจง่าย ช่วยให้ผู้ใช้งานติดตามผลการดำเนินงาน มองเห็นแนวโน้ม และนำข้อมูลไปใช้ประกอบการตัดสินใจได้อย่างสะดวกขึ้น ไม่ว่าจะเป็นงานขาย การเงิน การบริหารองค์กร หรือการบริหารทรัพยากรบุคคล Dashboard ก็สามารถเข้ามาช่วยลดขั้นตอนการทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ข้อมูลได้