Payroll Outsourcing คือ ทางเลือกใหม่ของการจัดการเงินเดือนที่ธุรกิจไม่ควรมองข้ามในโลกธุรกิจที่หมุนไปอย่างรวดเร็ว การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพสูงสุดคือหัวใจสำคัญและมีความละเอียดอ่อนที่สุดก็คือ การจัดการเงินเดือน (Payroll) ไม่ว่าจะเป็นการคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา หักประกันสังคม ภาษี หรือจัดทำรายงานต่างๆ งานเหล่านี้ล้วนต้องการความถูกต้อง แม่นยำ และเป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายที่ซับซ้อน

ด้วยเหตุนี้ Payroll Outsourcing หรือ การจ้างบริษัทภายนอกมาบริหารจัดการเงินเดือน จึงกลายเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับหลายองค์กร ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพและลดภาระงานภายใน

Payroll Outsourcing คืออะไร?

PayrollOutsourcing คือ การที่ธุรกิจมอบหมายความรับผิดชอบทั้งหมดหรืองานบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินเดือนให้กับผู้ให้บริการภายนอก (Third-partyProvider) ที่มีความเชี่ยวชาญโดยเฉพาะบริการนี้ครอบคลุมตั้งแต่:

• การคำนวณเงินเดือนและค่าตอบแทน : คำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส คอมมิชชั่น และเงินได้อื่นๆ ของพนักงาน

• การหักและนาส่งเงินสมทบ : คำนวณและหักเงินสมทบประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และนำส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

• การหักและนำส่งภาษี ณ ที่จ่าย : คำนวณหัก และนำส่งภาษีเงิน ได้บุคคลธรรมดาหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) รวมถึงการจัดทำรายงานสรุปประจาปี (ภ.ง.ด.1ก)

• การจัดทำสลิปเงินเดือน : จัดทำสลิปเงินเดือนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือกระดาษ

• การจัดทำรายงาน : จัดทำรายงานต่างๆที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือน และค่าใช้จ่ายบุคลากรตามความต้องการขององค์กร

• การให้คำปรึกษาด้านกฎหมายแรงงานและภาษี : ให้คำแนะนำเกี่ยวกับข้อกำหนดทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายค่าจ้างและภาษี

ทำไมธุรกิจจึงหันมาใช้ Payroll Outsourcing?

การเลือกใช้บริการ Payroll Outsourcing นำมาซึ่งประโยชน์มากมายที่ส่งผลดีต่อธุรกิจในหลายมิติ:

1. ลดต้นทุนและประหยัดเวลา :

   • ลดภาระค่าใช้จ่ายแฝง : ไม่ต้องลงทุนในระบบ Payroll Software ราคาแพง หรือจ้างพนักงานเฉพาะทางด้าน Payroll โดยตรง ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านเงินเดือน สวัสดิการ และการฝึกอบรม

   • ประหยัดเวลา : ทีมงานภายในสามารถนำเวลาที่เคยใช้ในการจัดการเงินเดือนไปใช้กับงานเชิงกลยุทธ์อื่นๆ ที่สร้างมูลค่าให้กับธุรกิจได้มากขึ้น

2. เพิ่มความถูกต้องและลดความเสี่ยง :

   • ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน : ผู้ให้บริการ Payroll Outsourcing มีความรู้ความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ในเรื่องกฎหมายแรงงาน กฎระเบียบภาษี และประกันสังคมที่ซับซ้อน ทำให้การคำนวณและการนำส่งต่างๆ เป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำ ลดความเสี่ยงในการคำนวณผิดพลาดหรือทำผิดกฎหมาย ซึ่งอาจนำไปสู่ค่าปรับหรือเบี้ยปรับ

   • อัปเดตกฎหมายอยู่เสมอ : ผู้ให้บริการจะคอยติดตามและปรับปรุงระบบให้สอดคล้องกับกฎหมายและข้อบังคับใหม่ๆ ที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ

3. รักษาความลับและเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล :

   • ข้อมูลเงินเดือนเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นความลับ การใช้บริการภายนอกช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลเหล่านี้จะรั่วไหลภายในองค์กร เนื่องจากผู้ให้บริการมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เป็นมาตรฐาน

4. เพิ่มความยืดหยุ่นและปรับขนาดได้ :

   • ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีการเติบโตอย่างรวดเร็ว มีการจ้างพนักงานเพิ่มขึ้น หรือลดพนักงานลง ผู้ให้บริการ Payroll Outsourcing สามารถปรับขนาดการบริการให้เหมาะสมกับจำนวนพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไปได้อย่างรวดเร็ว

5. ทีมงานภายในมีสมาธิกับงานหลัก (Focus on Core Business) :

   • การโอนภาระงานบริหารจัดการเงินเดือนซึ่งเป็นงานธุรการ (Administrative Task) ไปให้ผู้เชี่ยวชาญดูแล ทำให้ทีม HR หรือฝ่ายบัญชีขององค์กรมีเวลาและทรัพยากรกรไปมุ่งเน้นงานเชิงกลยุทธ์ เช่น การพัฒนาบุคลากร การสร้างวัฒนธรรมองค์กร หรือการสรรหาพนักงานที่มีคุณภาพ ซึ่งเป็นงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจในระยะยาว

• ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMEs) : ที่ยังไม่มีแผนก HR หรือบัญชีขนาดใหญ่ และต้องการลดภาระงานธุรการ

• สตาร์ทอัพ : ที่ต้องการความคล่องตัวและยังไม่ต้องการลงทุนในระบบงานหลังบ้านจำนวนมาก

• ธุรกิจทีมีพนักงานจำนวนมาก : ที่ต้องการลดความซับซ้อนและข้อผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือน

• ธุรกิจทีมีพนักงานหลากหลายประเภท : เช่น พนักงานประจำ, พนักงานสัญญาจ้าง, ฟรีแลนซ์ ที่มีการคำนวณค่าตอบแทนที่แตกต่างกัน

• ธุรกิจที่มีความต้องการความเชียวชาญด้านกฎหมายแรงงานและภาษีสูง : เช่น ธุรกิจที่มีการจ้างงานชาวต่างชาติ หรือมีโครงสร้างค่าตอบแทนที่ซับซ้อน

 ข้อควรพิจารณาก่อนเลือกผู้ให้บริการ

แม้จะมีประโยชน์มากมาย แต่การเลือกผู้ให้ห้บริการ Payroll Outsourcing ก็ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ :

• ความน่าเชื่อถือและประสบการณ์ : เลือกผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียง มีประสบการณ์ และมีผลงานเป็นท่ีประจักษ์

• ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการมีมาตรการป้องกันข้อมูลที่เป็นความลับอย่างรัดกุม (เช่นการปฏิบัติตามPDPA)

• ความสามารถในการสือสาร : เลือกผู้ให้บริการที่สามารถสื่อสารและประสานงานกับองค์กรของคุณได้อย่างราบรื่น

• ค่าบริการ : เปรียบเทียบค่าบริการและขอบเขตของบริการที่ได้รับจากผู้ให้บริการหลายราย

Payroll Outsourcing ไม่ได้เป็นเพียงแค่การจ้างงานภายนอก แต่เป็นการลงทุนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยง และช่วยให้ธุรกิจสามารถโฟกัสกับเป้าหมายหลักได้อย่างเต็มที่หากคุณกำลังมองหาวิธีจัดการเงินเดือนที่แม่นยำปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ Payroll Outsourcing คือทางเลือกที่ไม่ควรมองข้ามในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจเข้มข้นเช่นนี้