HR Trends 2024 ยึดพนักงานเป็นศูนย์กลาง เพื่อดึงดูดและรักษาคนเก่ง

2023 ใกล้สิ้นสุดลงแล้ว เรามาดูเทรนด์ปีต่อไปกันเลย HR 2024 จะต้องเตรียมตัวให้พร้อมอย่างไรบ้าง เพื่อให้การดำเนินงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ เพิ่มโอกาสการเติบโตและประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น

HR 2024 ยังคงมุ่งเน้นที่การยึดพนักงานเป็นศูนย์กลาง (employee-centric) ท่ามกลางความท้าทายต่าง ๆ เช่น ภาวะเศรษฐกิจถดถอย, สงคราม, และความก้าวหน้าของเทคโนโลยี

ทั้งนี้ จากผลสำรวจของ Kincentric บริษัทที่ปรึกษาด้านผู้นำและการบริหารองค์กร พบว่า 5 เทรนด์ HR ที่สำคัญในปี 2024 มีดังนี้

1 การยึดพนักงานเป็นศูนย์กลาง (Employee-centricity) : องค์กรจะต้องให้ความสำคัญกับความต้องการของพนักงานมากขึ้น เพื่อดึงดูดและรักษาคนเก่งไว้ เพื่อความสามารถในการแข่งขันขององค์กรที่มากขึ้น เช่น การให้พนักงานมีอิสระในการทำงาน, การปรับสภาพแวดล้อมการทำงานให้เหมาะสมกับพนักงานแต่ละคน และการมอบโอกาสให้พนักงานพัฒนาทักษะใหม่ ๆ ซึ่งเป็นทักษะที่สำคัญและสามารถนำไปใช้ในการทำงานให้เกิดผลลัพธ์ใหม่ ๆ ที่ดียิ่งขึ้นด้วย

 2 การทำงานแบบไฮบริด (Hybrid work) : การทำงานแบบไฮบริดยังคงได้รับความนิยมอย่างต่อเนื่อง องค์กรจะต้องปรับตัวให้เข้ากับรูปแบบการทำงานนี้ เช่น พัฒนาระบบการทำงานแบบไฮบริด, ออกแบบวัฒนธรรมองค์กรที่เอื้อต่อการทำงานแบบไฮบริด และสร้างเครื่องมือที่ช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 3 ทักษะเป็นศูนย์กลาง (Skills-based workforce) : โลกแห่งการทำงานกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรจะต้องปรับตัวโดยให้ความสำคัญกับทักษะมากกว่าตำแหน่งงาน HR 2024 ทำอย่างไรได้บ้าง เช่น การพัฒนาระบบการเรียนรู้และการพัฒนาทักษะพนักงานอย่างต่อเนื่อง, การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้, และการให้ความสำคัญกับทักษะมากกว่าประสบการณ์

4 การใช้ข้อมูลด้านบุคคล (People analytics) : เพราะความต้องการของพนักงานต้องให้ความสำคัญมากขึ้นโดยเฉพาะคนเก่ง การใช้ข้อมูลด้านบุคคลจะช่วยให้องค์กรเข้าใจพนักงานและความต้องการของพนักงานได้ดีขึ้น เช่น การใช้ข้อมูลด้านบุคคลเพื่อกำหนดกลยุทธ์การสรรหาและคัดเลือกพนักงาน, ออกแบบหลักสูตรการฝึกอบรม และวัดผลความพึงพอใจของพนักงาน

5 ความยั่งยืน (Sustainability) : ความยั่งยืนเป็นประเด็นสำคัญสำหรับองค์กรและพนักงาน องค์กรจะต้องให้ความสำคัญกับความยั่งยืนในการดำเนินงานและวัฒนธรรมองค์กร เช่น การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยั่งยืน, สนับสนุนการทำงานของพนักงานด้านความยั่งยืน และส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในกิจกรรมด้านความยั่งยืน

นอกจากนี้ ยังมีเทรนด์อื่นๆ ที่น่าสนใจสำหรับ HR 2024 อาทิ

• การให้ความสำคัญกับสุขภาพและความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน (Employee health and well-being)
• การให้ความสำคัญกับประสบการณ์ของพนักงาน (Employee experience)
• การให้ความสำคัญกับความหลากหลายและความเท่าเทียม (Diversity and inclusion)

HR Buddy มองว่า HR 2024 ต้องให้ความสำคัญกับพนักงาน ทั้งเรื่องความต้องการ ความพึงพอใจ พร้อมสนับสนุนความสามารถ โดยเฉพาะคนเก่ง แน่นอนว่า สงครามแย่งชิงคนเก่ง (War of Talent) น่าจะเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง HR 2024 ต้องเน้นสรรหาและรักษา พร้อมพัฒนาการทำงานแบบไฮบริดให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นสอดคล้องกับ Life Style คนทำงานยุคปัจจุบัน รวมถึงการสนับสนุนและส่งเสริมด้านความยั่งยืน สุขภาพ ความหลากหลายและความเท่าเทียมด้วย

จัดโปรแกรม Employee Onboarding อย่างไร จะได้ประโยชน์สูงสุด

ต้อนรับและดูแลพนักงานใหม่ด้วย On-boarding

On-boarding คือ หนึ่งในโปรแกรมอบรมและพัฒนาพนักงาน โดยจะเป็นโปรแกรมที่ช่วยดูแลพนักงานใหม่ ให้ปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมของที่ทำงานใหม่ ทำความรู้จักกับวัฒนธรรมขององค์กร การทำงาน ตลอดจนหัวหน้าและเพื่อนร่วมงาน ทำให้พวกเขาสามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้เร็วขึ้น และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพพร้อมมีส่วนร่วม และทุ่มเทการทำงานให้กับองค์กร และพัฒนาศักยภาพได้อย่างยั่งยืนOrientation หรือ การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ มีความจำเป็นต้องทำเป็นงานเอกสาร โดยที่ต้องจัดการโปรแกรมให้เสร็จตามเวลาที่กำหนด หรือก่อนการรับพนักงานใหม่ส่วน On-boarding เป็นกระบวนการที่ครอบคลุมเกี่ยวข้องกับการจัดการเรื่องของพนักงาน นอกเหนือจากการปฐมนิเทศ และส่วนใหญ่มีระยะเวลา 12 เดือน ในการทำงาน หรืออาจไม่มีรูปแบบที่ตายตัวว่าต้องทำอย่างไรบ้าง และใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ แต่เน้นไปที่ความเหมาะสมของแต่ละองค์กรมากกว่าซึ่งองค์กรส่วนใหญ่คงได้เริ่มนำ On-boarding เข้าไปปรับใช้กันบ้างแล้ว และหลายๆ คนคงคุ้นเคยกับ On-boarding ด้วยวิธีการที่แตกต่างกันไปตามแนวทางของแต่ละองค์กร เช่น การปฐมนิเทศของเข้าทำงานในองค์กรใหญ่ การแนะนำสั้นๆ ที่อาจไม่เป็นทางการนักหากองค์กรนั้นมีสมาชิกไม่กี่คน เป็นต้น

 วัตถุประสงค์ของ On-boarding

คือการเป็นโปรแกรมที่ทำให้ผู้รับผิดชอบได้ทำความเข้าใจความสำคัญของการดูแลและพัฒนาพนักงานใหม่ได้เติบโตไปพร้อมๆ กับความก้าวหน้าขององค์กร สรรหาแนวทางในการเตรียมความพร้อมให้พนักงาน ก่อนที่จะเริ่มงานใหม่ และสามารถดำเนินการต่างๆ ไปได้อย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพ เพื่อจูงใจและแก้ปัญหาการลาออกของพนักงาน

 ข้อดีของ  On-boarding สามารถแบ่งได้

 ข้อดีสำหรับองค์กร

ในประเทศไทยอัตราการลาออกของคนไทยสูงมากในแต่ละปี จากข้อมูลผู้ประกันตน ปี2560 พบคนไทยลาออกจากงานเดือนละมากกว่าหนึ่งแสนคน ซึ่งสาเหตุนั้นมีหลากหลายแตกต่างกันไป แต่ไม่ว่าจะมีสาเหตุอะไร ก็ส่งผลเสียให้องค์กรอยู่ดีด้วยการนำโปรแกรม On-boarding เข้ามาปรับใช้ จะทำให้องค์กรสามารถหาวิธีการที่จะทำให้บุคลากรในองค์กรเรียนรู้งาน เข้าใจบทบาทหน้าที่ กระบวนการทำงานที่ตนต้องรับผิดชอบได้เร็วขึ้น ลดปัญหาการลาออกของพนักงานและยังทำให้สามารถรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กรได้นานมากขึ้น เพราะทำให้พวกเขามองเห็นเส้นทางในสายงานที่สามารถเติบโตก้าวหน้าไปได้ภายใต้การทำงานอยู่ในองค์กรนี้ นอกจากนั้นยังสามารถลดค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรคนใหม่ได้อีกด้วย

 ข้อดีสำหรับพนักงาน

ข้อดีของ On-boarding ต่อพนักงานคือ ทำให้พนักงานที่เพิ่งเข้ามาทำงานในวันแรก ไม่รู้สึกกระวนกระวาย การได้รับการต้อนรับเป็นอย่างดีทำให้พนักงานสามารถไว้วางใจในทีม ไม่เกิดอาการประหม่า เมื่อต้องอยู่กับเพื่อนร่ววมงานและหัวหน้าคนใหม่ส่วนการพัฒนา ฝึกอบรม การเตรียมความพร้อมให้กับพนักงาน และการสอนงานที่มีความชัดเจนและมีประสิทธิภาพ จะทำให้พนักงานรู้สึกว่าได้รับการดูแล พนักงานจะรู้ว่าตนเองต้องทำงานอะไรบ้าง และควรทำอย่างไรพวกเขาจะได้เรียนรู้วิธีการทำงานและวัฒนธรรมขององค์กร รู้สึกเป็นหนึ่งเดียวับองค์กรมากขึ้น รับรู้ได้ว่าศักยภาพของตัวเองเป็นที่ต้องการ และสามารถที่จะแสดงฝีมือ ทุ่มเททำงานให้กับองค์กรนี้ได้ ทำให้เขาอยากจะทำงานให้ดีขึ้น สร้างแรงจูงใจในการทำงาน เพิ่ม Engagement ให้มากขึ้น

อุปสรรคห้าอย่างของ On-boarding

ก่อนที่ฝ่ายบุคคลจะเริ่มหาแนวทางสำหรับ On-boarding ต้องรู้ก่อนว่ามีอุปสรรคอะไรบ้างที่คุณต้องแก้ไขและผ่านมันไปให้ได้ และอุปสรรคที่เราจะพูดถึงต่อไปนี้ หากคุณสามารถก้าวผ่านไปได้ จะทำให้คุณสร้างแนวทางสำหรับ On-boarding ได้อย่างมีประสิทธิภาพแน่นอน

 การเตรียมความพร้อม  เป็นขั้นตอนสำคัญไม่ว่าคุณจะลงมือทำอะไร

ในการทำงานก็เช่นกัน จากผลแบบสอบถามของบริษัทหนึ่ง พบว่าพนักงานใหม่ที่มี Performance ในการทำงานสูง มากกว่า 80% มักจะพูดคุยกับฝ่ายบุคคลตั้งแต่ก่อนเข้ามาเริ่มงานที่บริษัท ในขณะที่พนักงานที่มี Performance ระดับปานกลางลงไปเกือบครึ่ง ไม่เคยมีการพูดคุยกับฝ่ายบุคคลเลย และจากการสำรวจภายในองค์กรของ Google พบว่า หากมีการเตรียมพร้อมต้อนรับพนักงานใหม่ให้ดีตั้งแต่วันเริ่มงาน ผลที่ได้คือ Performance ของสามเดือนหลังจากการเข้าทำงานดีขึ้น 30%เพราะฉะนั้นการเตรียมความพร้อมตั้งแต่ก่อนพนักงานเข้ามาเริ่มงานในบริษัท ทั้งการเตรียมเอกสารที่จำเป็น, E-mail หรือนามบัตร ให้พร้อมจะทำให้บริษัทดูดีขึ้น และถ้าสามารถแนะนำพนักงานคนใหม่ให้พบกับเพื่อนร่วมงาน รุ่นพี่และหัวหน้าของเขาก่อนเริ่มงานได้ จะทำให้คนที่มาใหม่ลดอาการประหม่าลง การทำงานจะมีประสิทธิภาพสูงขึ้น เพราะเขารู้สึกว่ามีคนคุ้นหน้าคุ้นตาอยู่ด้วยนั้นเอง

 ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน

ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานคงเป็นอีกหนึ่งสาเหตุหลักที่ทำให้พนักงานลาออกจากองค์กรไปโดยเฉพาะกับพนักงานที่เพิ่งเข้ามาใหม่ พวกเขาจะมีความกังวลในเรื่องความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานมากที่สุดการจะทำให้พวกเขาคลายความกังวลเหล่านี้ออกไปได้นั้น องค์กรสามารถทำได้โดยการจัดโปรแกรมให้มีพี่รหัส หรือมีคนที่จะคอยเป็นที่ปรึกษาให้คำแนะนำกับพนักงานใหม่ได้โปรแกรมเช่นนี้จะทำให้ผู้ที่มาใหม่ ที่ยังไม่รู้ว่าจะวางตัวอย่างไรดี มีปัญหาและคำถามมากมาย ได้อุ่นใจเพราะมีคนที่เขาจะพึ่งพาได้ เมื่อมีปัญหา เขาก็สามารถถามเพื่อคลายข้อสงสัยได้ เช่น ไม่รู้ว่าผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานเป็นใคร ชื่ออะไรบ้าง เขาก็ถามพี่รหัสได้นอกจากการหาที่ปรึกษาให้พนักงานที่มาใหม่แล้ว การจัดอีเวนท์หรือเรื่องสนุกสนานก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานดีขึ้นได้ อย่างเช่น การไปรับประทานอาหารกลางวันด้วยกัน หรือจัดปาร์ตี้เล็กๆ ในวันศุกร์ หรือให้ของขวัญเล็กๆ น้อยๆ แก่กัน เป็นต้น

 ความคาดหวัง

การมอบหมายงานที่ชัดเจนตั้งแต่วันแรกให้กับพนักงานที่มาใหม่ หรือการให้เขาได้มีส่วนร่วมในโครงการสำคัญๆ ต่างๆ ตั้งแต่ต้น เป็นอีกแนวทางหนึ่งในการสร้างความร่วมมือ และให้ความสำคัญกับคนใหม่ในทีม ซึ่งจะทำให้เขาเข้าใจงาน และสามารถทำหน้าที่ของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพและกล่าวได้ว่า หัวหน้าเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญที่สุด หัวหน้างานควรดูแลพนักงานใหม่โดยใส่ใจคุย ใส่ใจถาม ว่างานตรงกับสิ่งที่เขาคาดหวังไว้รึเปล่า พบอุปสรรคอะไรหรือไม่ ต้องการความช่วยเหลือใดบ้างด้วยการทำเช่นนี้ จะทำให้พนักงานที่มาใหม่ รู้ว่างานที่เขากำลังทำตรงตามความคาดหวังของเขาแค่ไหน และตรงกับความคาดหวังของทีมหรือขององค์กรหรือไม่ ซึ่งจะช่วยนำไปสู่การมอบหมายงานให้เหมาะสมกับความสามารถ ความถนัดและนิสัยของพนักงานแต่ละคน

 การเรียนรู้

เมื่อพนักงานใหม่เข้ามา แน่นอนว่าพวกเขามีเรื่องที่ต้องเรียนรู้มากมาย ทั้งเรื่องวัฒนธรรม ค่านิยมขององค์กร หรือจะเป็นเรื่องโครงสร้าง และขั้นตอนการทำงานต่างๆดังนั้นการส่งเสริมให้พนักงานได้มีการเรียนรู้จึงเป็นอีกเรื่องที่มีความจำเป็น ซึ่งการเรียนรู้และฝึกอบรมที่เรารู้สึกคุ้นเคยหลักๆ จะมีอยู่สองแบบ นั่นคือแบบ Off-JT (Off The Job Training) คือ การฝึกอบรมนอกงาน จะเป็นการฝึกอบรมที่เน้นไปที่ความรู้ ความเข้าใจ โดยการจัดฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ ไม่ใช่การเรียนรู้แบบปฏิบัติงานจริง แต่เพื่อสนับสนุนการทำงานในอนาคต เช่น การฝึกอบรม การสัมมนา หรือการฝึกปฏิบัติและสังเกต เป็นต้นและ แบบ OJT (On The Job Training) คือ การฝึกอบรมในงาน เป็นการฝึกปฏิบัติงานจริง โดยมีผู้ชำนาญงานนั้นๆ เป็นครูฝึกคอยดูแล ซึ่งจะไม่เน้นการเรียนทางด้านทฤษฎี แต่จะเน้นไปในทางฝึกปฏิบัติ ที่ต้องตรงกับงานที่ทำ เช่น การฝึกของฝ่ายผลิต หรือการฝึกแบบตัวต่อตัว โดยเป็นการสอนงานระหว่างการปฏิบัติงานจริง เป็นต้น 

 ผลลัพธ์

On-boarding จะประสบความสำเร็จได้มากแค่ไหน ไม่ได้ขึ้นอยู่กับคนๆ เดียวหรือฝ่ายเดียว แต่ขึ้นอยู่กับทุกคน หากทุกคนในองค์กรร่วมมือกัน ผลลัพธ์ที่ได้ออกมาก็คือ การที่พนักงานที่เข้ามาใหม่คนหนึ่ง มีผลการปฏิบัติงานที่ดี และสามารถทำงานอยู่ในองค์กรต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและนอกจากการวางแผน On-boarding ให้มีประสิทธิภาพจะส่งผลให้พนักงาน เข้าใจระบบการทำงานและ ปรับตัวให้คุ้นกับวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างรวดเร็วแล้ว การใส่ใจ สอบถามพนักงานอย่างต่อเนื่องของหัวหน้าและเพื่อนร่วมงาน ก็จะช่วยให้พนักงานคนนั้นสามารถทำงานและเติบโตอยู่ในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป

ตัวอย่างของ On-boarding

เราได้พูดถึง ความหมาย วัตถุประสงค์ และข้อดีของ On-boarding กันไปแล้ว ต่อไปเราจะขอยกตัวอย่าง องค์กรที่ได้มีการนำ On-boarding เข้าไปปรับใช้

ตัวอย่างที่หนึ่ง

บริษัทยักษ์ใหญ่แห่งหนึ่ง ได้นำ On-boarding เข้าไปปรับใช้กับทั้งบริษัท โดยมีแนวทางดังนี้

 แนวทางที่ปรับใช้กับทั้งบริษัท

・ฝ่ายบุคคลจัด Meeting ให้พนักงานใหม่ก่อนเริ่มทำงานในบริษัท

・อธิบายโครงสร้างขององค์กรและรายละเอียดของงานให้แก่พนักงานใหม่

・แสดงการทำงานให้เห็นแต่ละขั้นตอน

・จัดงานเลี้ยงต้อนรับพนักงานใหม่ให้ได้ทำความรู้จักกับคนในทีม

・หลังจากทำงานได้ 1 เดือน ให้กำหนดเป้าหมายและกำหนดหารต่อไป

・จัดให้มีการพูดคุยกับฝ่ายบุคคลอยู่เสมอ (เป็นระยะเวลาครึ่งปีหลังจากเข้าทำงาน)

・ให้เข้าร่วม Meeting ของแผนกอื่นๆ ในฐานะผู้สังเกตการณ์

 แนวทางที่ปรับใช้กับแต่ละแผนก

・จัดงานเลี้ยงต้อนรับ (เช่น ทานอาหารกลางวันร่วมกัน หรืองานเลี้ยงหลังเลิกงาน)

・ปรึกษาพูดคุยกับหัวหน้าอยู่เรื่อยๆ

・เริ่มทำจากงานเล็กๆ งานที่เข้าใจง่าย และใช้เวลาน้อย

・ให้ Feedback พนักงานใหม่

・จัดให้มีที่ปรึกษาหรือพี่เลี้ยงแก่พนักงานใหม่

สรุป

On-boarding ถือเป็นโปรแกรมที่ทำให้องค์กรสามารถดูแลสร้างความประทับใจให้แกพนักงานได้ตั้งแต่วันแรกที่เข้ามา ด้วย On-boarding ที่ดีและมีประสิทธิภาพจะทำให้พนักงานที่มาใหม่ ปรับตัวเข้ากับองค์กรได้เร็วขึ้น เข้าใจการทำงานและวัฒนธรรมขององค์กรได้เร็วขึ้นซึ่งการที่ทำให้คนที่มาใหม่เข้าใจงานได้เร็ว ยิ่งทำให้เขาสามารถทำงานและมีผลงานได้เร็วตามไปด้วย เรียกได้ว่า ทั้งองค์กรและตัวพนักงานเองต่างก็ได้รับประโยชน์ร่วมกันอย่างไรก็ตาม อย่าลืมที่จะดูแลพนักงานเก่าที่อยู่กับคุณมานานด้วย เพราะการดูแลพวกเขาอย่างสม่ำเสมอ จะเป็นการเพิ่ม Engagement และช่วยรักษาพนักงานที่มีความสามารถให้อยู่กับองค์กรไปได้อย่างยาวนาน

คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) อาวุธสำคัญสำหรับบุคลากรที่องค์กรควรใส่ใจ

วัตถุประสงค์ของการจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook)

ในแต่ละองค์กรต่างก็มีวัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือพนักงานที่มีจุดมุ่งหมายเดียวกันนั้นก็คือทำให้พนักงานรู้และเข้าใจถึงบทบาทและหน้าที่ของตน ตลอดจนรับทราบกฎระเบียบและข้อปฎิบัติต่างๆ ให้ชัดเจน แต่บางองค์กรก็ยังมีวัตถุประสงค์อื่นๆ เพิ่มเติมอีกมากมายตามแต่ความต้องการของแต่ละองค์กร เราลองมาดูวัตถุประสงค์หลักที่มีร่วมกันของการจัดทำคู่มือพนักงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน

1.เพื่อปฐมนิเทศพนักงานตลอดจนเป็นเครื่องมือในการต้อนรับพนักงานใหม่

2.ต้องการให้พนักงานรู้จักองค์กร ตลอดจนเข้าใจเป้าหมาย วิสัยทัศน์ และพันธกิจร่วมของการทำงาน เพื่อเป็นทิศทางที่ทุกคนจะก้าวไปข้างหน้าร่วมกันได้อย่างถูกต้อง

3.เพื่อให้พนักงานได้เข้าใจตำแหน่ง บทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบของตนเอง และสามารถปฎิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4.เพื่อให้พนักงานได้รู้ถึงข้อมูลในเรื่องสิทธิที่ตนจะได้รับจากองค์กร

5.เพื่อให้พนักงานทุกคนรู้ถึงกฎ ระเบียบ และข้อกำหนดต่างๆ ที่จำเป็นขององค์กร เพื่อเคารพและปฎิบัติร่วมกันได้อย่างถูกต้อง

6.เพื่อให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) บริหารงานตลอดจนบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

7.เพื่อให้องค์กรมีมาตรฐานเดียวกัน และสร้างมาตรฐานที่ดีให้กับองค์กรได้อีกด้วย

คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ควรมีอะไรบ้า

การจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) นั้นไม่มีโครงสร้างเนื้อหาที่ตายตัว ตลอดจนไม่มีข้อจำกัดในวิธีการนำเสนอใดๆ แต่โดยมากมักมีพื้นฐานของโครงสร้างเนื้อหาตลอดจนลักษณะข้อมูลหลักที่คล้ายกัน อย่างไรก็ตามการจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) นั้นต่างก็ต้องขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กร ที่จะมีรายละเอียดไปจนถึงวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันด้วย แต่โดยมากมักต้องมีพื้นฐานข้อมูลเหล่านี้ที่ถือเป็นโครงสร้างเนื้อหาหลักที่จำเป็นต่อการจัดทำเลยทีเดียว

เกี่ยวกับองค์กร (Company Profile & Goals) :

สิ่งแรกที่สำคัญที่สุดก็คือข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับองค์กรต่างๆ อาจเริ่มจากประวัติศาสตร์ขององค์กร, ลักษณะของธุรกิจ, ความสำเร็จในองค์กรที่ผ่านมา เป็นต้น นอกจากนี้ในส่วนข้อมูลองค์กรอีกอย่างที่สำคัญก็คือการบอกถึงเป้าหมายตลอดจนทิศทางขององค์กร โดยอาจมีตั้งแต่ ปรัชญาองค์กร (Philosophy), วิสัยทัศน์และพันธกิจ (Vision & Mission), ไปจนถึงนโยบายขององค์กร (Policy) และ ทิศทางของการประกอบธุรกิจ (Business Direction) เป็นต้น

โครงสร้างองค์กรและการบริหารงาน (Organization) :

บุคลากรทุกคนควรรู้ถึงโครงสร้างองค์กรทั้งหมด โครงสร้างตำแหน่งงาน ลำดับการบริหาร ตลอดจนตำแหน่งของตนที่อยู่ในโครงสร้างองค์กรโดยรวม ทั้งนี้เพื่อเข้าใจกระบวนการทำงาน ลำดับขั้นตอนการทำงาน ตลอดจนลำดับอำนาจต่างๆ ในการบริหารสั่งการ

ตำแหน่งหน้าที่และความรับผิดชอบ (Position & Responsibility) :

หัวใจสำคัญของคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ก็คือตำแหน่งหน้าที่และความรับผิดชอบของบุคลากร เพื่อระบุให้ชัดเจนว่าพนักงานนั้นถูกจ้างงานมาเพื่อทำงานอะไร และต้องรับผิดชอบในการทำงานอะไรบ้างตามหน้าที่ของตน ซึ่งนี่จะเป็นกรอบการทำงาน ไปจนถึงเป็นบรรทัดฐานในการประเมินผลได้อีกด้วย บางองค์กรอาจมีการจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) กลางไว้ และมีการเพิ่มเติมเอกสารแยกในส่วนนี้แทนหรือบางองค์กรก็จัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) สำหรับแต่ละตำแหน่งชัดเจนไปเลย รวมถึงการทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) แบบดิจิตอลที่สามารถปรับเปลี่ยนรายละเอียดตามตำแหน่งและหน้าที่ของแต่ละบุคคลได้ด้วย

ขั้นตอนและวิธีการปฎิบัติงาน (Procedure & Working Process) :

เมื่อรู้ถึงตำแหน่งหน้าที่และความรับผิดชอบแล้วก็ต้องเข้าใจถึงขั้นตอนการปฎิบัติงานที่จำเป็น ในการจัดทำข้อมูลส่วนนี้มักขึ้นอยู่กับแต่ละตำแหน่งและลักษณะงาน อย่างงานในเชิงบริหารจัดการอาจจะไม่มีการให้ข้อมูลส่วนนี้ แต่งานในเชิงปฎิบัติการต่างๆ ข้อมูลส่วนนี้มักเป็นสิ่งจำเป็น โดยเฉพาะการใช้เครื่องมือต่างๆ และกระบวนการที่ครบขั้นตอน ในส่วนของข้อมูลด้านโทรโนโลยีและการใช้โปรแกรมต่างๆ ก็อาจรวมอยู่ในส่วนนี้ได้ อย่างเช่น การใช้โปรแกรมพื้นฐานต่างๆ, วิธีการเข้าและออกโปรแกรม, ตลอดจนข้อมูลด้านสารสนเทศต่างๆ เป็นต้น

เวลาทำงาน, วันหยุด และ การลางาน (Working Hours, Day off, Holliday and Leave) :

ข้อมูลที่ไม่ได้เกี่ยวกับหน้าที่การทำงานโดยตรงแต่เป็นข้อมูลส่วนนี้ถือเป็นพื้นสำคัญอย่างยิ่งที่พนักงานทุกคนควรทราบ ในส่วนของเวลาการทำงานอาจระบุเวลาเข้า-ออก, เวลาพักกลางวัน, การตอกบัตรบันทึกเวลา, เส้นตายของการมาสาย เป็นต้น ข้อมูลสำคัญอีกส่วนก็คื่อเรื่องของวันหยุด ตั้งแต่วันหยุดพื้นฐาน, วันหยุดประจำปีตามปฎิทิน เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อให้พนักงานทราบวันหยุดที่ชัดเจนตามสิทธิ์ ตลอดจนสามารถวางแผนเรื่องหยุดงานของตนได้ อีกส่วนที่ขาดไม่ได้เลยก็คือเรื่องการลางานในกรณีต่างๆ ตั้งแต่ ลาป่วย, ลากิจ, โควต้าวันลาประจำปี, วิธีการแจ้งและเขียนใบลา, ไปจนถึงกฎระเบียบและบทลงโทษตลอดจนอัตราปรับสำหรับการลาเกินกำหนด เป็นต้น

สวัสดิการ (Benefit) :

อีกหนึ่งข้อมูลพื้นฐานสำคัญที่ควรบรรจุอยู่ในคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ก็คือเรื่องของสวัสดิการ โดยเฉพาะสวัสดิการพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับพนักงาน ไปจนถึงสวัสดิการพิเศษของแต่ละองค์กรที่พนักงานทุกคนจะได้รับเป็นมาตรฐานที่เท่าเทียมกัน สวัสดิการที่สำคัญก็อย่างเช่น สวัสดิการในการรักษาพยาบาลต่างๆ, ประกันสังคม, ประกันสุขภาพ, กองทุนต่างๆ, สวัสดิการในเรื่องการออม, สวัสดิการที่เพิ่มขึ้นตามอายุการทำงาน, สวัสดิการหลังเกษียณ เป็นต้น อย่างไรก็ตามสวัสดิการพิเศษตามตำแหน่งงานต่างๆ อาจมีการแจ้งเป็นเอกสารแยกส่วนตัว หรือแจ้งแบบเรียกชี้แจงเป็นรายบุคคลไป

อัตราจ้างพิเศษและเงินพิเศษ (Special Employment & Special Money) :

อัตราจ้างในตำแหน่งงานอาจจะถือเป็นเรื่องความลับส่วนบุคคล แต่สำหรับอัตราจ้างพิเศษที่เพิ่มเติมจะถือเป็นมาตรฐานขององค์กรที่ควรชี้แจงให้ทราบในมาตรฐานเดียวกัน อาทิ ค่าล่วงเวลา, ค่าทำงานต่างจังหวัด, ค่าวุฒิการศึกษา, ตลอดจนอัตราโบนัสและเกณฑ์การให้โบนัสที่เป็นมาตรฐานกลางของบริษัท เป็นต้น

การลาออกและการเลิกจ้างในกรณีต่างๆ (Resignation & Dismissal) :

การลาออกถือเป็นข้อมูลสำคัญที่พนักงานทุกคนต้องทราบไว้ตั้งแต่วันแรกที่เข้ามาทำงาน เพื่อจะได้รู้ข้อกำหนด กฎระเบียบ และวิธีปฎิบัติที่ถูกต้องสำหรับการออกจากงาน ตั้งแต่การแจ้งการลาออก, ระยะเวลาดำเนินการพิจารณาและอนุมัติ, ค่าปรับในการลาออกก่อนกำหนดหรือกรณีผิดสัญญา (ถ้ามี), ระบบชดเชยและค่าสินไหมในกรณีที่ถูกให้ออกจากงานจากกรณีต่างๆ เป็นต้น ทั้งนี้รายละเอียดที่จะระบุในคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) อาจเป็นความรู้พื้นฐาน ส่วนรายละเอียดในเชิงลึกอาจต้องคุณเป็นกรณีบุคคลไป ตลอดจนให้ปรึกษาฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เพิ่มเติมภายหลัง

ประโยชน์ของคู่มือพนักงาน (Employee Handbook)

• เป็นบรรทัดฐานขององค์กรที่มีมาตรฐานชัดเจน ทำให้องค์กร, ฝ่ายทรัพยากรบุคคล, ตลอดจนพนักงาน มีหลักยึดปฎิบัติเดียวกัน ปฎิบัติงานได้สะดวก และมีกรอบในการปฎิบัติร่วมกัน
• พนักงานมีคู่มือในการทำงาน ทราบข้อควรปฎิบัติตลอดจนวิธีการปฎิบัติงานที่ถูกต้องและชัดเจน
• พนักงานรู้ถึงกฎ ระเบียบ ข้อควรปฎิบัติ เพื่อที่จะปฎิบัติตนตลอดจนปฎิบัติงานได้อย่างถูกต้องในองค์กร
• พนักงานได้เตรียมตัวในการวางแผนด้านต่างๆ เพื่อไม่ให้กระทบต่อการทำงานและองค์กร อย่างเช่น การวางแผนการลาหยุด, การวางแผนรักษาพยาบาล, ไปจนถึงการวางแผนการลาออกจากงาน เป็นต้น
• ประหยัดเวลาในการชี้แจงรายละเอียดเป็นรายบุคคล และเป็นข้อมูลให้พนักงานศึกษาเพิ่มเติมได้ตลอดเวลา ตลอดจนมีฐานข้อมูลของตนที่เป็นมาตรฐานกลาง

 คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ยุค 4.0

ในยุคที่ประเทศไทยมีเป้าหมายในการมุ่งสู่การเป็น Thailand 4.0 ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เองก็มีทิศทางในการพัฒนาศักยภาพของตนให้เป็น HR 4.0 เพื่อก้าวให้ทันโลกเช่นกัน โดยเทรนด์ต่างๆ ที่กำลังเกิดขึ้นและเป็นที่นิยมสำหรับยุคนี้ก็คือ

• คู่มือพนักงานในระบบดิจิตอล (Employee Digital Handbook) : คู่มือพนักงานที่มีการพัฒนาสู่ฟอร์แมทดิจิตอล (Digital Format) ที่มีการจัดทำในรูปแบบไฟล์สำเร็จรูปต่างๆ ตลอดจน e-book เพื่อเป็นคู่มือเริ่มต้น (Starter Kit) ส่งให้กับพนักงานแต่ละคนโดยตรง ซึ่งวิธีนี้จะช่วยประหยัดต้นทุนในการผลิตคู่มือที่เป็นรูปเล่มได้มาก ทั้งยังปรับแก้ได้ตลอดเวลา และเพิ่มเติมข้อมูลที่อัพเดทได้เสมออย่างง่ายดายอีกด้วย
• คู่มือพนักงานในระบบคลาวด์ (Employee Handbook on Cloud System) : อีกเทรนด์ที่กำลังมาแรงก็คือการทำคู่มือพนักงานขึ้นไว้ในระบบคลาวด์ ซึ่งคู่มือนี้มีลักษณะเป็นแบบดิจิตอลแต่อยู่ในฐานข้อมูลกลางระบบคลาวด์ที่สามารถแชร์ได้อย่างสะดวก หรือเพียงแค่ให้ Password พนักงานเข้าถึงข้อมูลอย่างง่ายดาย ประหยัดเวลาและทรัพยากรไปอีกมาก และทางฝ่าย HR เองก็สามารถแก้ไขข้อมูลได้ตลอดเวลาโดยเป็นการแก้ไขที่ข้อมูลกลางเพียงครั้งเดียว
• คู่มือพนักงานในรูปแบบแอพลิเคชัน (Employee Handbook Application) : คู่มือพนักงานในรูปแบบแอพลิเคชั่นกำลังเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ง่ายและสะดวกแถมทันสมัยและเหมาะกับคนรุ่นใหม่ โดยลักษณะจะเป็นการผสมผสานระหว่างข้อมูลแบบดิจิตอลกับการเก็บข้อมูลกลางไว้ที่ระบบคลาวด์ สามารถเข้าถึงได้ง่ายและหลากหลายช่องทางกว่า โดยเฉพาะเข้าจาก Smart Phone ต่างๆ หรือ iPad ที่เป็นอุปกรณ์เสริมที่สะดวกและมีประสิทธิภาพอีกด้วย แถมการดีไซน์การใช้งานของแอพลิเคชั่นต่างๆ ยังมีลูกเล่นที่น่าสนใจในเรื่องความสวยงาม ความทันสมัย ตลอดจนการเสพข้อมูลที่ดึงดูดใจด้วย

 ข้อดีของ คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ยุค 4.0

• ประหยัดทรัพยากร : คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ในรูปแบบดิจิตอลไฟล์ทั้งหลายทำให้เราประหยัดทรัพยากรในการผลิตได้มากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะทรัพยากรกระดาษและหมึก รวมถึงอื่นๆ อีกมากมาย
• ประหยัดงบประมาณ : คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ในรูปแบบดิจิตอลทำให้ประหยัดงบประมาณการผลิตไปเป็นจำนวนมาก ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเมื่อมีการเพิ่มปริมาณเหมือนอย่างในรูปแบบรูปเล่ม รวมถึงประหยัดค่างบประมาณด้านอื่นๆ อีกมากมาย
• ไม่หาย : เมื่อจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ในรูปแบบดิจิตอลแล้วจะไม่มีการทำหายเหมือนกับสิ่งของหรือคู่มือที่เป็นเอกสาร สามารถที่จะขอไฟล์ใหม่ หรือพิมพ์ใหม่ ตลอดจนมีฐานข้อมูลกลางที่เข้าถึงได้สะดวก
• สะดวกสบาย : เนื่องจากเป็นไฟล์ดิจิตอลทำให้เกิดความสะดวกสบายหลายอย่าง เช่น ไม่มีน้ำหนักทำให้พกไปไหนมาไหนได้ง่ายสะดวกสบาย, สามารถเข้าถึงได้ง่ายจากทั่วโลก, และไม่ต้องเสียเวลาในการขนของหรือมีค่าใช้จ่ายในการจัดส่ง เป็นต้น
• แก้ไขได้ตลอด : คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ในรูปแบบดิจิตอลสามารถแก้ไขได้ง่ายดายและตลอดเวลา แถมยังรวดเร็วด้วย ไม่ใช้เวลานานเหมือนการพิมพ์รูปแบบรูปเล่มที่แก้ไขไม่ได้ หรือต้องใช้เวลานานในการผลิตใหม่ ซึ่งคู่มือรูปแบบดิจิตลอดอาจสามารถใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการแก้ไขและสร้างแหล่งข้อมูลใหม่ได้เลย
• อัพเดทข้อมูลได้สะดวกและทันท่วงที : บางครั้งข้อมูลมักมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ และคาดเดาไม่ได้ การจัดทำคู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ในรูปแบบดิจิตอลนั้นทำให้เราสามารถที่จะอัพเดทข้อมูลใหม่ๆ ได้เสมอ ได้ทันท่วงที และตลอดเวลา แก้ไขข้อมูลง่ายดาย และใช้เวลาไม่มาก ทำให้คู่มือมีความทันสมัยอยู่เสมอ
• สวยงาม มีลูกเล่นดึงดูดใจ : คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ในรูปแบบดิจิตอลจะมีการออกแบบที่สวยงามบนเทคโนโลยีที่ทันสมัยและมีลูกเล่นที่ดึงดูดความสนใจมากมาย ตลอดจนมีกลวิธีในการอธิบายให้เกิดความเข้าใจในเนื้อหาหรือข้อมูลต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย ทำให้พนักงานมีความสนใจที่จะเรียนรู้และเข้าใจในเนื้อหาได้อย่างดีกว่าด้วย
• ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ : คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ในรูปแบบดิจิตอลนั้นเป็นไฟล์ที่มีขนาดเล็กต่างจากรูปเล่มที่ต้องหาพื้นที่ในการจัดเก็บ ในส่วนของไฟล์นั้นปัจจุบันก็ยังมีระบบคลาวด์รองรับซึ่งเป็นพื้นที่การจัดเก็บกลางที่สะดวกสบาย และไม่ต้องจัดสรรพื้นที่บนโลกแห่งความเป็นจริงไว้รองรับ
• เสริมภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร : คู่มือพนักงาน (Employee Handbook) ในรูปแบบดิจิตอลนั้นมีความทันสมัย ก้าวทันยุค สะดวกในการเสพข้อมูล และมีคุณประโยชน์ในการจัดทำ การนำเอาเทคโนโลยีทันสมัยมาใช้ให้เป็นประโยชน์ยังช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรได้อีกด้วย

รับพนักงานเข้ามาสักคนต้องทำอะไรบ้าง?

สุภาษิตที่เราคุ้นเคยกันว่า “เริ่มต้นดี มีชัยไปกว่าครึ่ง” สามารถใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์มากจริงๆ แม้กระทั่งการ Onboard พนักงานใหม่ของออฟฟิสด้วยซ้ำในมุมคนทำงาน พวกเราทุกคนน่าจะจำประสบการณ์ในวันแรกที่เริ่มงานได้ มีทั้งดี ไม่ดี ชอบ ไม่ชอบ แปลกๆ ตื่นเต้น น่าเบื่อ และอีกความรู้สึกมากมาย คนที่มาเริ่มงานใหม่(แม้แต่เราเอง) สิ่งที่เรามักจะมองก่อนเลยโดยไม่ได้ตั้งใจก็คือเรื่องบรรยากาศและสิ่งแวดล้อมรอบตัวเช่น ที่นั่ง เพื่อนร่วมงาน หัวหน้าเรา ทีมงานเราก่อน ถึงจะไปสนใจเรื่องงาน ซึ่งถึงแม้จะกล้าบอกว่าสนใจเรื่องงานมากกว่า แต่ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า สิ่งแวดล้อมก็ส่งผลต่อการทำงานเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานในมุมของบางบริษัท

จากมุมมองข้างต้น ถ้าดูในระยะยาว สิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นได้ในองค์กรกับพนักงานใหม่นี้ อาจเป็นไปได้ดังนี้

• ใช้เวลานานกว่าจะสามารถทำงานได้อย่างคล่องแคล่ว
• ต้องใช้เวลามากขึ้นในการสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน
• ทำงานได้ตรงตามเป้าหมายของหัวหน้างาน แต่ไม่ตรงตามความต้องการของบริษัท
• ทำงานเป็นทีมได้ลำบาก
• เกิด Bias/การเมืองในองค์กรได้
• พนักงานไม่รู้ถึงความสำคัญของตัวของเขา และไม่รู้สามารถรับรู้ถึงความก้าวหน้าในงานได้

Orientation

• ใช้ระยะเวลาสั้นภายในครึ่งวัน หรือหนึ่ง/สองวัน ขึ้นอยู่กับกิจกรรมที่ออกแบบ
• กลุ่มเป้าหมายเป็นบุคลากรใหม่ประกอบด้วยพนักงาน/ผู้บริหารใหม่ที่เพิ่งเข้ามาร่วมงานกับองค์การ
• บุคคลที่รับผิดชอบหลักคือหน่วยงาน HRโดยจะมีผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารของหน่วยงานมาร่วมในช่วงปฐมนิเทศพนักงานใหม่
• มีการจัดหาวิทยากรโดยส่วนใหญ่เป็นนัก HR และผู้บริหารของหน่วยงานหลักในการให้ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับข้อมูลองค์การที่จำเป็นแก่พนักงานใหม่
• นัก HR เป็นผู้รับผิดชอบในการออกแบบกิจกรรมในช่วงปฐมนิเทศพนักงานใหม่โดยประสานงานกับผู้บริหารของหน่วยงานหลักในการพาพนักงานใหม่เดินชมการทำงานของหน่วยงาน
• เน้นการอบรมในห้องเรียน(Classroom Training) เพื่อให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับข้อมูลองค์การ และการพาพนักงานใหม่เดินชมหน่วยงานหลัก

การทำ Onboarding Program จึงเป็นหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญและเกี่ยวข้องกับแนวคิดของ HRD(Human Resource Development) ที่เน้นการพัฒนาการทำงานของพนักงานโดยเน้นไปที่พนักงานใหม่และบุคลากรใหม่ที่เพิ่งได้รับการปรับตำแหน่งงาน 

5 เทคนิคการจูงใจรักษาบุคลากรด้วย "Onboarding Program"

การทำ On-boarding Program เป็นกระบวนการหนึ่งในการดูแลและพัฒนาพนักงานใหม่ ให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทุ่มเทการทำงานให้กับองค์กรได้อย่างเต็มที่ และเติบโตไปพร้อมๆ กับความก้าวหน้าขององค์กร นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวเข้ากับเพื่อนร่วมงาน และวัฒนธรรมองค์กรได้เร็วขึ้น

ประโยชน์ของการทำ On-boarding Program

การทำ On-boarding Program มีความแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่วันนี้เรามีไอเดียการสร้าง On-boarding Program โดยใช้ H&G Learning ที่จะช่วยให้

• ดูแลพนักงานใหม่ได้ใกล้ชิดและทั่วถึงกันทุกคน
• เพิ่มศักยภาพการทำงานของพนักงานใหม่
• พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้เร็ว
• ลดเวลาและขั้นตอนการสอนงาน
• ลดอัตราการลาออก

1.Say Hi, Newcomer

ต้อนรับพนักงานใหม่อย่างอบอุ่น เพื่อลดความประหม่าและความตื้นเต้น ซึ่งระบบ H&G Learning มีฟังก์ชั่น Talkboard เป็นพื้นที่ให้พนักงานใหม่ได้แนะนำตัวเอง และเปิดโอกาสให้เพื่อนร่วมงานเข้ามาทำความรู้จักกัน อย่างการทักทาย การแนะนำตัวเองสั้นๆ ชื่ออะไร ทำหน้าที่อะไร หรือใช้คำถามง่ายๆ อย่างเช่น ชอบทานอะไร ชอบดูหนังแนวไหน ชอบดูซีรีย์ไหม ซึ่งคำถามง่ายๆ เหล่านี้ เป็นจุดเริ่มต้นในการสร้างความสัมพันธ์อันดีให้เกิดขึ้นในองค์กร

2.Orientation

การ Orientation เป็นสิ่งที่จะทำให้พนักงานใหม่รู้จักองค์กร ได้เรียนรู้กฎระเบียบ วัฒนธรรมองค์กร รวมถึงหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง แต่ข้อมูลที่ป้อนให้กับพนักงานตอน Orientation พนักงานไม่มีทางเก็บได้ทั้งหมด 100% เพราะฉะนั้นการมีข้อมูลสำคัญๆ เหล่านี้ อยู่ในพื้นที่ที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ ก็จะช่วยให้พนักงานสามารถ Re-check ข้อมูลได้ทุกเมื่อที่ต้องการ  อย่างในระบบ H&G Learning ก็มีฟังก์ชั่นให้คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลสำคัญๆ เหล่านี้ในระบบได้ ไม่ว่าจะเป็น Vision-Mission-Value, ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท, กฎระบบเบียบการทำงาน, หน้าที่ความรับผิดชอบ เป็นต้น ซึ่งสามารถจัดเก็บได้ทั้ง VDO, PDF, รูปภาพ หรือข้อความอย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญของการ Orientation คงไม่ใช่แค่การป้อนข้อมูลเหล่านี้ให้กับพนักงานเพียงอย่างเดียว องค์กรเองก็คงต้องการให้พนักงานเข้าใจถึงข้อมูลสำคัญๆ เหล่านี้ด้วย ในระบบ H&G Learning เอง ก็มีฟังก์ชั่นแบบทดสอบ ที่คุณสามารถประเมินความเข้าใจของพนักงานเป็นรายบุคคลได้

3.Training

การสอนงานก็เป็นอีก 1 พาร์ทที่มีความสำคัญมาก ถึงแม้ว่าพนักงานใหม่จะมีประสบการณ์การทำงานมาก่อน หรือเก่งขนาดไหน พนักงานใหม่ก็คือพนักงานใหม่ องค์กรจำเป็นต้องมีการสอนงาน ซึ่งการสอนงานนี้ก็ขึ้นอยู่กับตำแหน่งและลักษณะงานซึ่ง H&G Learning จะเป็นตัวช่วยสอนงานให้กับพนักงานใหม่ได้เป็นอย่างดี เพราะองค์กรสามารถทำหลักสูตรฝึกอบรม หรือการเขียนขั้นตอนการทำงานไว้ในระบบ นอกจากจะใช้เป็นเครื่องมือในการสอนงานแล้ว พนักงานใหม่ยังสามารถเข้าไปเรียนรู้และทบทวนได้ทุกเมื่อที่ต้องการ ซึ่งวิธีการนี้จะช่วยให้พนักงานใหม่ ทำงานได้ด้วยตัวเองเร็วขึ้น นอกจากนี้ยังมีคอร์สเรียนมากกว่า 250+ รายการ ที่สามารถนำไปเติมเต็ม Skill Gaps ให้กับพนักงานใหม่ได้ไม่จำกัด

4.Follow-up & Testing

หลังจากฝึกอบรมไปแล้ว ควรมีการประเมินความรู้ความเข้าใจของพนักงานใหม่ ควบคู่ไปกับการประเมินจากการทำงานจริงของพนักงานด้วย เพื่อจะได้ทราบว่ายังมีจุดไหนที่ต้องสอนหรืออธิบายเพิ่มเติมระบบ H&G Learning เองก็มีฟังก์ชั่นแบบทดสอบ ที่คุณสามารถประเมินความเข้าใจของพนักงานเป็นรายบุคคลได้ รวมทั้งสามารถติดตามความคืบหน้าการเรียนของพนักงานได้อีกด้วย

5.Mentor

แน่นอนว่าพนักงานใหม่ที่เข้ามาควรมีพี่เลี้ยงที่สามารถให้คำปรึกษาในเรื่องงานได้ แต่ในความเป็นจริงพี่เลี้ยงเองก็มีหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบเช่นกัน อาจจะมีบ้างที่ไม่สามารถให้คำปรึกษาพนักงานใหม่ได้ทันท่วงทีฟังก์ชั่น Talkboard ใน H&G Learning ก็เป็นพื้นที่นึงที่จะช่วยให้น้องใหม่ สอบถามหรือปรึกษาเรื่องงานกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ได้เช่นกัน

"บุคลากรที่มีประสิทธิภาพจะทำให้การทำงานมีประสิทธิผลขึ้น ทำให้บริษัทก้าวหน้าขึ้นได้ ฝ่ายที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการที่จะหาคนที่มีประสิทธิภาพเข้ามาทำงานก็คือฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) นั่นเอง และการที่จะหาบุคคลที่เหมาะสมได้ ฝ่าย HR ก็จำเป็นต้องศึกษา วางแผน ตลอดจนมีกลยุทธ์ในกระบวนการสรรหาบุคลากรที่ดี รวมถึงสื่อสารและเจรจาเพื่อให้เกิดแรงจูงใจที่ดีที่จะทำให้ผู้สมัครอยากร่วมงานกับบริษัท"